Stačí jeden propadlý termín. Auto přijede na kontrolu, technik zavrtí hlavou - platnost technické vypršela před třemi týdny. Vůz zůstává stát, řidič nikam nejede, zakázka čeká. A než se to vyřeší, přijde k tomu pokuta a nepříjemný telefonát: jak je možné, že to nikdo nehlídal?
Odpověď je skoro vždycky stejná. Hlídal to člověk. A člověk má dovolenou, spoustu jiné práce a tabulku, ve které termíny sice eviduje, ale tabulka se sama od sebe neozve.
Správa vozového parku není o jednom autě. Je to desítka drobných povinností na každém vozidle, které se násobí počtem vozidel a termíny vyprší pokaždé jindy. Pojďme si je přehledně srovnat - a pak se podívat, proč to tabulka principiálně neuhlídá.
Co všechno visí na jednom firemním vozidle
Nejde o úplný výčet, ale o to nejčastější, na čem firmy klopýtají:
- Technická a emisní kontrola (STK). Nové osobní auto jede na první technickou po čtyřech letech, pak každé dva roky. U nákladních vozidel a přípojných vozidel nad 3,5 tuny je to každý rok. Propadlá technická znamená nezpůsobilé vozidlo a pokutu.
- Povinné ručení. Musí ho mít každé provozované vozidlo, jinak hrozí sankce a příspěvek do garančního fondu. Hlídá se výročí i platba.
- Havarijní pojištění. Na rozdíl od povinného ručení je dobrovolné, o to snadněji se na něj zapomene. Řešíte u něj výročí, výši spoluúčasti, rozsah krytí i připojištění (sklo, střet se zvěří, GAP).
- Fotodokumentace pro pojišťovnu. Řada pojistek chce fotky vozu při sjednání a firma je potřebuje i při každé pojistné události. Fotky pořízené včas a uložené u vozidla urychlí likvidaci a ušetří dohady o tom, jaká škoda vznikla kdy. Fotodokumentace spojená s předáním zaměstnanci předchází sporům o poškození při vracení vozidla.
- Kniha jízd. Základní doklad, kterým firma prokazuje, že náklady na provoz vozidla jsou daňově uznatelné a že se auto používá k podnikání. Alternativou je paušální výdaj na dopravu - i o něm je ale potřeba rozhodnout vědomě, ne omylem.
- Předávací protokoly a potvrzení o užívání vozu. Při každém předání auta řidiči by měl vzniknout protokol: kdo vůz převzal, v jakém stavu, s jakým stavem tachometru a výbavou. K tomu potvrzení, že řidič smí vůz používat a za jakých podmínek - hodí se při řešení škod, pokut i na služební cestě do zahraničí. Bez protokolu se odpovědnost za poškození dohledává těžko.
- Dálniční známky doma i v zahraničí. V Česku elektronická známka pro vozidla do 3,5 tuny, pro těžší mýto. Jakmile ale auta jezdí za hranice, přidávají se vlastní systémy sousedních zemí - Slovensko, Rakousko, Maďarsko nebo Slovinsko mají svou elektronickou známku, jinde platí odlišné mýtné. Na jednorázové služební cestě je pokuta za chybějící známku otázka nepozornosti, ne úmyslu.
- Sezonní pneumatiky. Zákonná povinnost zimních pneumatik za daných podmínek, k tomu přezutí, depozit a hlídání stavu a stáří gum.
- Servisní a revizní termíny. Nejen pravidelný servis kvůli záruce, ale i výměny podle kilometrů (olej, rozvody), revize tažného zařízení, kalibrace tachografu u dotčených vozidel nebo expirace povinné výbavy. Ujeté kilometry se samy nepřipomenou.
- Sledování nákladů. Tankování, servis, pojistné, leasing, pokuty, pneumatiky. Když každá položka žije jinde, skutečný náklad na jedno vozidlo nikdo nezná - a nejde říct, které auto se ještě vyplatí a které je čas obměnit.
- Řidiči a jejich školení. Ke každému vozu patří někdo, kdo s ním jezdí. Řidiči referenti mají absolvovat školení bezpečnosti práce, řidiči z povolání navíc pravidelná školení a lékařské prohlídky.
U jednoho auta zvládnutelné ručně, u pěti v Excelu. U dvaceti aut jsou to stovky termínů, dokladů a účtenek, každý splatný jindy.
Proč to tabulka neuhlídá
Tabulka je poctivá evidence. Umí evidovat, kdy vyprší technická nebo pojistka. Co ale neumí, je ozvat se. Termín v buňce leží tiše až do dne, kdy je pozdě.
Tabulka mlčí, systém se ozve včas
Jinými slovy: tabulka eviduje minulost. Vozový park ale potřebuje hlídat budoucnost.
Jak mít vše pod kontrolou
Princip je jednoduchý. Všechno, co k vozu patří, má jedno místo - a termíny hlídá aplikace, ne paměť vašich lidí.
Každé vozidlo má svou kartu: doklady, pojistky, fotky, předávací protokoly, servisní historii, pneumatiky, náklady a přiřazeného řidiče. Blížící se technická, konec pojistky nebo servis se ozvou samy, e-mailem, s předstihem. Předávací protokol vygenerujete na pár kliknutí. Náklady na každé auto vidíte pohromadě, takže víte, co vás který vůz opravdu stojí. Kdo má které auto a kdy je volné, je vidět na první pohled, ne po telefonu. A data zůstávají v aplikaci s řízeným přístupem, ne v kopiích, o kterých nevíte.
Přechod není žádné velké IT dobrodružství. Vozidla se naimportují z tabulky a jede se dál. Jen s tím rozdílem, že příští propadlou technickou za vás pohlídá systém.
Neplaťte za auta, ale za funkce
Většina softwaru se platí za uživatele nebo za vozidlo - čím větší park, tím vyšší faktura za to, že rostete. My to vidíme jinak: platíte za funkce, ne za počet aut ani lidí. Ať máte deset vozů, nebo dvě stě, přehled má stejnou cenu.
Kde začít
Nemusíte měnit všechno najednou. Vezměte agendu, která nejvíc bolí - nejspíš právě hlídání termínů - a začněte u ní:
- Vozový park, termíny, kniha jízd, servis, náklady a předávací protokoly → VEHIQO
- Personální evidence, dovolené, školení řidičů → PERSONIQO
- Víc agend pod jednou střechou, od zakázek po dokumentaci → IS QML, ze kterého naše aplikace vyrůstají. Data i přihlášení vám zůstanou.
Malý test na tento týden: zkuste z hlavy vyjmenovat, kterým vozům vyprší technická nebo pojistka do dvou měsíců. Když zaváháte, není to vaše chyba - je to práce pro systém, ne pro paměť.
Souvisí s tématem: Kdy vaší firmě přestane stačit Excel?